2018-11-05

 

Adakah anda selalu menghabiskan masa berjam-jam hanya untuk mengarang sebuah emel? Atau emel anda sering diabaikan dan tidak dibalas? Kemudian bila ditanya mengapa mereka tidak balas emel tersebut, mereka kebingungan dan tanya balik, “Emel apa?” Di sini saya akan kongsikan beberapa tips yang boleh memberi kesan kepada emel anda selepas ini dan ia tidak akan diabaikan lagi!

Sumber: giphy.com

#1 Pilih Subjek Emel Yang Jelas

Emel anda akan lebih efektif jika diberi subjek yang jelas dan lebih spesifik. Tanpa subjek yang efektif, kemungkinan besar emel anda tidak akan dibaca langsung, apatah lagi dibalas. Sebagai contoh, anda menulis “Meeting” pada ruang subjek. Subjek itu tidak menonjol, tidak spesifik, dan orang mungkin akan mengabaikannya. Cuba tukar kepada subjek yang lebih spesifik seperti, “CSR meeting tomorrow morning with CEO – can you make it?” Masukkan call-to-action untuk menggalakkan penerima membalas emel anda sebaik mereka membacanya.

 

#2 Jadikan Emel Anda Mudah Dibaca Sepintas Lalu

Tahukah anda? Tulisan di skrin adalah 25% lebih susah untuk dibaca berbanding tulisan di atas kertas. Oleh itu, karanglah emel anda menggunakan perenggan dan ayat yang pendek dan ringkas. Tajuk utama isi kandungan dan keywords perlu di’bold’kan. Gunakan point form jika ia sesuai dengan mesej yang ingin anda sampaikan kerana ia boleh membantu info diproses dan dibaca dengan lebih mudah.

Sumber: giphy.com

#3 Straight to the point

Emel yang panjang berjela-jela membuatkan penerima rasa malas untuk membacanya. Tambahan pula ia mengambil masa yang lama sedangkan mereka hanya ada masa yang terhad. Sebaik-baiknya anda hadkan emel anda tidak melebihi 5 ayat. Susun isi kandungan emel anda mengikut kepentingan. Walaupun anda cuba untuk meringkaskan emel, namun jangan lupa untuk tulis ‘Hai’ atau bagi salam, dan ucapkan terima kasih.

 

#4 Baca emel sebelum tekan ‘Hantar’

Bila saya cadangkan supaya anda membaca semula emel yang anda karang, apa yang saya maksudkan adalah baca dengan suara supaya anda dapat mendengar apa yang anda tulis. Ada kalanya anda tidak sedar kesilapan tatabahasa atau ejaan yang telah anda lakukan sehinggalah anda membacanya dengan kuat. Worth to try!

 

Sudah cuba semua tips di atas tetapi masih tidak mendapat maklum balas daripada emel anda?

Telefon! Mungkin penerima terlalu sibuk sehingga terlupa untuk membalas atau tidak tahu bagaimana untuk memberi maklum balas. Hubungi mereka melalui panggilan telefon supaya mesej yang anda ingin sampaikan dapat diterima dengan jelas. Anda boleh lakukannya!

Ingin sertai bengkel penulisan emel yang efektif dalam Bahasa Inggeris? Skills Johor turut menyediakan kursus latihan English for the Workplace. Untuk maklumat lanjut atau pertanyaan, sila klik : http://skillsjohor.edu.my/en/career/effective-english-for-the-workplace 

Share this article